Wie kann ein QM-System schnell, schlank und kostengünstig aufgebaut werden?

Aufbau eines QMS in einem Planungsbüro

3 Tage Beratungsleistung

Es hat sich gezeigt, dass der Aufbau eines QM-Systems innerhalb von 8 Wochen möglich ist. Bei kleineren und mittelgroßen Planungsbüros reichen hier etwa 3-4 Manntage an externer Beratungsleistung. Hierbei ist es irrelevant, ob die QM-Zertifizierung im Rahmen einer Einzelzertifizierung oder im Rahmen der Planergruppe MultiSite angestrebt wird. Bei kleineren Planungsbüros hat sich z.B. ein zweitägiger Workshop vor Ort beim Planer bewährt. Am ersten Tag wird im engen Führungskreis das QMS aktiviert, indem die Q-Dokumente mit Leben gefüllt und die bürospezifischen Regelungen festgelegt werden. An einem zweiten Tag findet die QM-Schulung der gesamten Belegschaft statt. Dies wäre der Startpunkt für das QM-System im Unternehmen.

Zuschüsse vom Staat 
für die QM-Beratung

Einige Wochen später wird das interne Systemaudit inkl. der Managementbewertung durchgeführt. Das Systemaudit und die Managementbewertung sind Voraussetzungen für das Zertifizierungsaudit durch eine akkreditierte Organisation wie z.B. dem VdS oder dem TÜV. Es besteht für Unternehmen die Möglichkeit, die Einführung des Qualitätsmanagement-Systems durch den Bund gefördert zu bekommen. Die Bundesförderung erfolgt über das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Die Beratungsförderung hat sich ab 2016 vom Verfahren und von der Fördersumme gem. der neuen Richtlinie verändert: Über die Laufzeit der Richtlinie bis 2020 (5 Jahre) ist die gesamte Fördersumme für Bestands-Büros aus den alten Bundesländern auf 1500 € gedeckelt. In den neuen Bundesländern (ohne Region Berlin und Region Leipzig) bekommen Sie insgesamt 80 % von maximal 3000 € (=> 2400 € Zuschuss). Dies kann im Rahmen einer Beratung oder über mehrere Beratungen bis 2020 abgewickelt werden. Es kann die Förderung nicht mehr nachträglich beantragt werden. Sie muss nun im Vorfeld beantragt werden, bevor mit der QM-Beratung begonnen wird. Link für die Beantragung der Förderung.
Der Berater muss die QM-Beratung nach deren Abschluss im Rahmen eines Beraterberichtes darlegen.  Bei der Einführung eines QM-Systems werden, kleine Unternehmen gefördert, wenn sie im Vorjahr nicht mehr als 50 Mio € erwirtschaftet haben.

QM-Handbuch für BMA / SAA Zertifizierung mit "kostenfreien" QM-Workshop

Für die BMA- und SAA-Fachzertifizierung gem. der DIN 14675 benötigen die betreffenden Fachplaner auch den Nachweis eines QM-Systems (Handbuchregelung gem. DIN 14675 Kap. 6.1) oder ein zertifiziertes QM-System (DIN 14675 Kap. 6.2).  Will der BMA- bzw. SAA-Fachplaner nur die 6.1'er-Zertifizierung (herstellerneutrale Ausführungsplanung), dann bietet es sich an, das IBS-QM-Konzept mit einer eintägigen QM-Beratung zu ordern. Da 50 % bzw. 80 % der Beraterleistung gefördert werden, wäre der eintägige QM-Workshop über die Fördermittel quasi kostenfrei.  IBS hat sich bei der QM-Beratung auf Planer und Errichter spezialisiert. Durch die langjährige Erfahrung in diesen Branchen sind QM-Lösungen entstanden, die schnell, schlank und kostengünstig in den jeweiligen Unternehmen einzuführen sind.

Fragen dazu:

Ist es sinnvoll, einen externen QM-Berater zu engagieren?

Um diese Frage zu beantworten, sollten Sie überlegen, wie lange Sie benötigen, ein ISO-9001-konformes Q-Handbuch zu entwickeln. Wissen Sie, wie die ISO 9001 als „allgemeine“ Anforderung schlank auf Ihr Planungsbüro umgesetzt werden kann?

Unabhängig davon, ob Sie sich für IBS als Berater entscheiden, nehmen Sie einen QM-Berater, der Erfahrung bei der Einführung vom QM-Systemen in Planungsbüros oder bei Errichtern hat. Dieser kennt die jeweilige Branche und kann Ihnen aufgrund seiner Branchenkenntnis hilfreiche Tipps geben.
Diese Berater haben i.d.R. ein standardisiertes QM-Handbuch und QM- /Projektwerkzeuge, welche auf die Bedürfnisse des Planungsbüros oder Errichters leicht angepasst werden können.

Mit welchem Zertifizierer soll das Büro zertifiziert werden?

Ein Zertifizierer überprüft im Rahmen des externen Audits* Ihr QMS gem. den Anforderungen der Norm DIN EN ISO 9001. Diese allgemeinen Normen-Anforderungen müssen auf die Abläufe des Planers oder Errichters umgesetzt und im QMH beschrieben sein.
Nehmen Sie einen Zertifizierer, der Erfahrung bei der Einführung von QM-Systemen in Planungsbüros oder bei Errichtern hat. Einem „industrielastigen“ Zertifizierer wird man die Besonderheiten des Bau- und Projektgeschäftes nur mit Mühe erläutern können.
Die Kosten der Zertifizierung werden zentral durch den Akkreditierungsrat vorgegeben. Trotz dieses Rahmens gibt es Unterschiede in den Zertifizierungs- und Reisekosten.
Die Planer und Errichter von Brandmeldeanlagen benötigen neben der ISO-9001-Zertifizierung noch die Zertifizierung als BMA- bzw. SAA-Fachunternehmen gem. der DIN 14675. Diese DIN 14675 – und die ISO 9001 – Zertifizierung sollte sinnvollerweise bei einem Zertifizierer liegen. Somit kann die Überprüfung der BMA- bzw. SAA-Planung mit dem externen ISO-Überwachungsaudit gekoppelt werden.

(*) Mit dem Audit wird überprüft, ob das Soll (im QM-Handbuch beschrieben) mit dem Ist (gelebte Praxis) übereinstimmt. Die ISO 9001 fordert regelmäßige interne und externe Audits und die Bewertung des gesamten QMS.

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